Privacy reglement

Algemeen:

Constant werkt WaterSportVereniging Hargervaart, verder te noemen WSVH, met vrijwilligers om jouw en onze bezittingen te beschermen. Daar hebben we informatie voor nodig. We doen dit niet zomaar. Het gaat per slot van rekening toch om jouw privacy en bezittingen, en daar willen wij geen onduidelijkheid over laten bestaan.

De wetgeving vastgelegd in Wet Bescherming Persoonsgegevens rondom privacy heet vanaf 25 mei 2018 AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), europees genoemd GDPR (General Data Protection Regulation). Het is een wet waarmee sancties opgelegd kunnen worden.

AVG is een nieuwe wet op het gebied van het verzamelen, verwerken en gebruiken van persoonsgegevens. Deze wet is bedoeld om de privacy van jou en ons beter te beschermen. Op zich een goede zaak maar wel een verandering waar je als vereniging rekening mee dient te houden.

Doel van de vereniging:

Het op een voor een ieder betaalbare wijze beheren van de passantenhaven Hargervaart in een zo natuurlijk mogelijke omgeving

Doel van de gegevensvastlegging:

De gegevens worden vastgelegd en gebruikt, voor een doelmatige exploitatie van de haven en het haventerrein in beheer bij de WSVH

Welke gegevens worden geregistreerd:
Leden

• Voornaam of initialen
• Achternaam
• Adres
• Telefoonnummers
• Email adres
• Bootnaam
• Lengte boot
• Aantal ligdagen
• Aantal overnachtingen
• Bankrekeningnummers
• Verzekering gegevens boot
• Correspondentie e-mails en brieven

Passanten

• Voorletter
• Achternaam
• Bootnaam
• Lengte boot
• Woonplaats of thuishaven
• Aantal ligdagen
• Aantal opvarenden

Van bestuursleden zijn ook de geboortedata en plaatsen geregistreerd ivm verzekeringen en inschrijving KvK Privacy regelement WSV Hargervaart

Opslag gegevens:

De leden en betalings gegevens zijn geregistreerd in ons online systeem door de secretaris en penningmeester, onder een functionele gebruikersnaam. Dit systeem is digitaal beveiligd en valt onder de voorwaarden van e-captain (DISPI). IBAN nummers zijn alleen zichtbaar bij de RABObank en vallen onder de voorwaarden van de RABObank. De gegevens die wij via een online inschrijfformulier, door jou ingevuld, ontvangen koppelen wij tevens aan jouw WSVH account (leden login). Via dit formulier ga je, na het lezen van onze statuten, reglementen en privacy beleid, akkoord door het aanvinken van de checkbox. Het formulier wat in de mailbox staat bij de secretaris zal na verwerking en definitief lidmaatschap bewaard blijven tot einde lidmaatschap en daarna vernietigd worden. De financiële gegevens en facturen zijn per jaar, voorgaand aan het actuele jaar, inzichtelijk voor de kascommissie middels een functionele gebruikersnaam om de statutair verplichte jaarlijkse kascontrole uit te voeren. Het wachtwoord voor deze functionele gebruikersnaam wordt periodiek aangepast. 

Wie kan jouw gegevens inzien:

Jouw gegevens zijn, naast jezelf via gebruikersnaam wachtwoord en gegenereerde verificatiecode, alleen voor functionele gebruikersnamen (bestuur) inzichtelijk. Deze functies zijn door het bestuur bepaald en in ons online systeem gekoppeld aan een lid die deze functie uitvoerd. In sommige gevallen verstrekken we (waar nodig) je gegevens aan externe partijen. Zoals gezegd werken we in sommige gevallen samen met externe dienstverleners. Het kan zijn dat we door overheidsinstanties of andere partijen wettelijk worden verplicht om jouw gegevens af te staan. We delen dan alleen de strikt noodzakelijke gegevens.

1. Voor afdracht toeristenbelasting aan de gemeente(wettelijke verplichting)
   1. Naam
   2. Woonplaats of thuishaven
   3. Aantal overnachtingen
2. Aan hulpverleners bij noodsituaties, als het gaat om gezondheid of gevaar voor leven.

Bewaartermijn gegevens:

1. Van (ex)leden gedurende het lidmaatschap en die gegevens die noodzakelijk zijn voor het archief van de vereniging
2. Voor overige gegevens de termijnen die noodzakelijk zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichting (voor bijvoorbeeld toeristenbelasting is de termijn 5 jaar)

Recht op inzage etc:

Degene van wie de gegevens zijn vastgelegd hebben recht op:

1. inzage in de over hen vastgelegde gegevens
2. recht op correctie van de vastgelegde gegevens
3. recht op verwijdering van de vastgelegde gegevens, met uitzondering van de wettelijke bewaartermijn.
4. verzoeken tot inzage indien niet aanwezig via eigen login kun je schriftelijk of per email indienen bij het secretariaat. siraterces.[antispam].@wsvhargervaart.nl

Klachten:

Je hebt ten allen tijde het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen over hoe de vereniging met jouw persoonsgegevens omgaat.

Datalekken:

De AVG verplicht ons alle datalekken, digitale inbraak - verliezen of gestolen laptop - ongeoorloofd delen van data, binnen onze organisatie vast te leggen en te documenteren

Toestemming:

Onder de AVG is alleen sprake van toestemming als de betrokken persoon in alle vrijheid - ondubbelzinnig - door een verklaring of een actieve handeling akkoord is gegaan met de verwerking en opslag van de gegevens zoals voorafgaand omschreven.

Echter om lid te zijn van de Watersportvereniging Hargervaart is het noodzakelijk dat u toestemming verleend tot vaststelling zoals voorafgaand omschreven.
Voor passanten geldt dat bij het innemen van een ligplaats toestemming verleend wordt voor het vastleggen van de gegevens zoals voorafgaand omschreven